（1）字体。在初次给客户发邮件时，外贸员可以选择用看起来比较舒服的字体，但当收到客户的邮件后，外贸员就可以改用客户所使用的字体，这样客户看起来会觉得很习惯、很舒服。
（2）字号。在设置字号时切忌字号太小，以免客户看不清。字号设置与字体设置一样，外贸员可以根据客户的习惯来调整。
（3）空行。当邮件中的内容较多时，有空行读起来会更方便、更顺利，不会出现串行的情况。而且，空行也会给邮件增添一份美感。
外贸员应在编辑完一封邮件后，习惯性地将这些都设置好。
2.内容精简
很多外贸员在写邮件时都会尽可能多地将公司信息、产品信息介绍出来，看起来多而全，但是没有重点，客户往往看了很多，还是找不到要点，找不出这款产品的价值。
其实，很多客户想看的只是一个结果，因此，外贸员只需要将重要的信息写出来，让客户一目了然就可以了。比如一封报价的邮件，外贸员只需要将产品的属性、价格、包装、最小起订量、付款方式、交货期等信息按照一定的格式写出来就可以了。例如：